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Service KleenLimpeza industrial e conformidade ambiental

Como uma empresa de limpeza industrial e conformidade ambiental saiu de planilhas e papel para uma operação digital

Operação brasileira de uma rede presente em 14 países, com limpeza industrial por assinatura, gestão de resíduos e conformidade ambiental. Uma parceria que cresceu módulo por módulo: do processamento de dados ao portal do cliente.

Tecnologia para empresas de serviços ambientais de operação complexa
CarlosService Kleen

A Service Kleen

  • SetorLimpeza industrial por assinatura, com resíduos e conformidade ambiental
  • EstruturaOperação brasileira de uma rede presente em 14 países
  • Porte e maturidade11 a 50 colaboradores no Brasil, em um grupo com mais de 40 anos de atuação
  • Quem decidiuDiretoria financeira e operacional, CEO e líderes de cada área
O cenário antes

Quatro sinais de uma operação que cresceu e perdeu performance

  • Dados em Excel, arquivo extremamente lento

    Três planilhas com macros VBA consolidavam as vendas da semana e geravam o arquivo para o ERP, lento e sujeito a erro.

  • Comercial sem digitalização

    Criação e execução sem integração entre comercial, contrato e assinatura.

  • Prazos em planilha, todo dia alguém acessava, atualizava e gastava tempo

    Consultorias ambientais acompanhadas à mão, sem aviso automático de vencimento.

  • Documentos sem portal, com excesso de atendimento ao cliente nos canais de suporte

    Boletos, notas fiscais e documentos sem um ponto de consulta direta para o cliente.

Processo crítico em planilha, papel e áreas que não conversam entre si. É o perfil clássico de uma operação complexa.

Frente 1

Processamento de dados para liberar pedidos e NFs no ERP

  • Até 4hpor semana, antes
  • 15 minpor semana, depois
  • ✓Redução significativa de erros
  • ✓Equipe liberada para atividades mais estratégicas
  • ✓Outros processamentos financeiros seguiram a mesma lógica
AntesDepois
Três planilhas Excel + macros VBA consolidamEquipe carrega os dados no sistema
Base únicaSistema calcula tudo
Arquivo TXT geradoArquivo TXT pronto
Importação no ERPImportação no ERP
Frente 2

Controle de consultorias ambientais

  • 320+clientes ativos com serviço recorrente monitorado
  • 3.700pendências controladas em 2 anos (valor aproximado)
  • ✓Avisos por e-mail e alertas claros no sistema
  • ✓Relatórios automáticos enviados aos clientes
  • ✓No lugar da planilha sem alerta de vencimento
Painel de serviços recorrentes · Ilustrativo
  • Cliente AServiço recorrente
    No prazo
  • Cliente BServiço recorrente
    No prazo
  • Cliente CServiço recorrente
    No prazo
  • Cliente DServiço recorrente
    No prazo
Frente 3

Módulo de fechamento comercial digitalizado

  • 700+envelopes de contrato em 2 anos
  • 10 mil+folhas de papel a menos
  • ✓Tempo total de assinatura reduzido
  • ✓Clientes percebem uma empresa mais digital
  • 1
    Venda registradaToda venda entra no sistema
  • 2
    Contrato e anexos redigidosAutomaticamente, a partir da venda
  • 3
    Disparo para assinaturaEnviado direto do fluxo, sem papel
  • 4
    AssinaturaFluxo digital concluído
Antes: tudo em papel, sem integração
Frente 4Lançamento recente

Portal do cliente

  • Self-serviceo cliente acessa os documentos sozinho, sem esperar pela equipe
  • Nova receitapacote mensal sobre a venda recorrente, para organizar os documentos ambientais do cliente
  • ✓Notas fiscais, ordens de serviço e boletos
  • ✓Documentos ambientais, como os MTRs
  • ✓Menor tempo de resposta ao cliente
Portal do clienteIlustrativo
  • BoletoFinanceiro
    Aguardando equipe
  • Nota fiscalFiscal
    Aguardando equipe
  • Ordem de serviçoOperacional
    Aguardando equipe
  • MTRDocumento ambiental
    Aguardando equipe
Antes: o cliente pede e espera a resposta
Voz do cliente

“Nossa operação melhorou e muito! Antes chegava a passar metade do dia nesses processos, agora questão de minutos está tudo pronto! Fora que o suporte de vocês é sensacional.”

Simone TiliackiSimone Tiliacki, Service Kleen
Ganho de tempoSuporte elogiado pelo cliente
A leitura

O que este caso mostra

Sinal de operação complexaO que mudou na Service Kleen
Processo crítico depende de planilha pesadaProcessamento automatizado, de até 4h para 15 min
Papel (falta de digitalização) e áreas sem integraçãoVenda, contrato e assinatura em fluxo digital, 700+ envelopes em 2 anos
Prazos acompanhados à mão todo dia de manhãAvisos automáticos, 320+ clientes com serviço monitorado
Para saber o que acontece, é preciso perguntar a alguémO cliente consulta boletos, notas e documentos ambientais no portal
Para a sua operação

Cinco perguntas para a sua operação

  1. 1

    Quanto tempo do seu time qualificado vai para consolidar dados em planilha?

  2. 2

    Quais contratos e documentos ainda não são digitais?

  3. 3

    Que prazos críticos dependem de alguém lembrar?

  4. 4

    Seus clientes precisam pedir uma informação que já deveria estar disponível?

  5. 5

    Seus sistemas conversam entre si, ou o time faz a ponte à mão?

Qual processo da sua operação ainda representa um gargalo?

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